Processi · 5 min di lettura
Email, Excel, gestionale: il costo del lavoro di coordinamento
A cura di FlowSharp
21 ottobre 2026
Una richiesta arriva per email, passa da un foglio, finisce nel gestionale. Il costo non sta nei singoli strumenti, ma nel lavoro che serve per sapere a che punto è.
Il percorso di una richiesta tra tre strumenti
Una richiesta cliente arriva per email. Qualcuno la copia in un foglio Excel condiviso, per tenerla d'occhio insieme alle altre. Poi, quando è il momento, un collega la reinserisce nel gestionale per generare l'ordine o la commessa. Ogni passaggio ha una sua logica e, preso da solo, funziona.
Il problema compare dopo. Il cliente scrive: «a che punto siamo?». Chi riceve la domanda controlla la casella di posta, poi il foglio, poi il gestionale, e spesso finisce per chiedere a un collega. Le tre fonti possono dare risposte diverse, perché vengono aggiornate in momenti diversi e da persone diverse.
Nessuno di questi strumenti è sbagliato. L'email serve a comunicare, il foglio a ordinare e calcolare, il gestionale a registrare. Quello che manca è un punto che tenga insieme la richiesta dall'inizio alla fine.
Dove sta il costo: il lavoro attorno al lavoro
Il costo di questa situazione non sta nel canone di un software né nel tempo per compilare un foglio. Sta nel coordinamento: inoltrare un messaggio perché qualcuno lo veda, cercare l'ultima versione di un allegato, mandare un sollecito, aggiornare a mano una colonna «stato», ripetere a voce ciò che è già scritto altrove.
Sono attività piccole, quasi invisibili una per una, e per questo non compaiono in nessun budget. Eppure chi le svolge le conosce bene. Il responsabile di reparto deve sapere che cosa è in ritardo. L'operatore deve capire che cosa tocca a lui. La direzione, per avere un quadro, chiede un riepilogo e lo riceve in formati diversi.
C'è poi un effetto a catena. Quando lo stato di una richiesta non si può consultare, ogni «a che punto siamo?» diventa un'interruzione per chi deve rispondere. E chi risponde, per farlo, interrompe a sua volta qualcun altro.
Cosa dice l'indagine di Asana e con quali limiti
Secondo l'«Anatomy of Work Index 2021» di Asana, i knowledge worker dedicano il 60% della giornata al «work about work», cioè a coordinamento, ricerca di informazioni e aggiornamenti di stato, invece che al lavoro per cui sono stati assunti.
Il dato va letto con i suoi limiti. Il campione conta oltre 13.000 knowledge worker in sette paesi (Australia, Francia, Germania, Giappone, Singapore, Regno Unito e Stati Uniti), con dati riferiti in parte al 2020. L'indagine è condotta da Asana, che vende software di gestione del lavoro e ha quindi un interesse diretto sul tema. Si basa inoltre su risposte auto-dichiarate: è una stima, non una misura. Non descrive le PMI italiane né un reparto in particolare.
Lo citiamo per quello che è: una descrizione del problema, non la prova che un certo strumento lo risolva, FlowSharp compreso. Serve come ordine di grandezza percepito e come invito a verificare nella propria azienda quanto tempo va in richieste e aggiornamenti di stato. Per saperlo, la cifra di qualcun altro non basta: bisogna osservare il proprio lavoro.
Cosa cambia per chi chiede lo stato: la pratica
In FlowSharp l'unità di lavoro è la pratica: un'istanza di processo legata a un oggetto reale, come un ordine, una richiesta cliente, un contratto, un ticket, un adempimento o una commessa. Ha una fase corrente, un assegnatario e una timeline. La domanda «a che punto siamo?» trova risposta in questi tre elementi, senza passare da tre strumenti.
La timeline mostra chi ha fatto cosa, anche quando ad agire è un'automazione o un assistente collegato, e lo storico delle pratiche è immutabile. Non sostituisce il confronto tra le persone, ma riduce il lavoro di ricostruzione a posteriori.
Chi deve avere il quadro usa la pagina Pratiche, che si filtra per flusso, fase, assegnatario, ciclo di vita (attivi, completati, scaduti) e periodo. Si cerca per riferimento o titolo e si esporta in CSV, fino a 50.000 pratiche. La ricerca globale (Cmd+K o Ctrl+K) copre Flow, Process Map, documenti, Pratiche, Task e procedure, con gli stessi permessi delle liste. I documenti si caricano e si consultano dal dettaglio della pratica, quindi non restano sparsi tra allegati e cartelle.
Per l'operatore, e da dove cominciare
Anche chi esegue il lavoro smette di cercare che cosa fare. La pagina Task si apre filtrata su «In attesa», nella Dashboard c'è il widget «I miei task in attesa» e una notifica di task assegnato apre direttamente la pratica. Il percorso dalla segnalazione al lavoro da svolgere si accorcia.
La guida di FlowSharp dichiara che lavorare dentro un processo visibile riduce la dipendenza da email e fogli, i passaggi non tracciati e le ricerche manuali di stato. Riduce: non pretende di eliminare. Email e fogli restano strumenti utili per ciò per cui sono nati; cambia il fatto che non devono più fare da sistema di tracciamento.
Il principio del blog resta «prima misura, poi automatizza». In concreto, conviene scegliere un solo tipo di richiesta e rendere visibile il suo percorso. Poi si osserva, per un periodo breve, quante volte e da chi arriva la domanda di stato. Solo dopo si decide che cosa vale la pena automatizzare, partendo da dati raccolti in casa e non da una cifra presa da un'indagine esterna.