Dal processo alla procedura operativa, e ritorno.
Un wizard AI scrive la SOP partendo dal flusso. Poi ogni capitolo diventa la guida che l'operatore vede nella fase giusta.
- Per
- Compliance
- Process owner
Il problema
Le procedure operative sono PDF separati dal lavoro: le scrive qualcuno, le approva qualcun altro, e chi esegue il lavoro non le apre mai. Quando il processo cambia nessuno sa quali paragrafi siano diventati falsi. In audit, procedura e pratica raccontano due storie diverse. Il responsabile qualità si trova a scrivere da zero documenti che descrivono ciò che il sistema già sa, mentre l'operatore, nel momento in cui avrebbe bisogno di un'indicazione, non ha nulla a portata di mano nella fase in cui sta lavorando. FlowSharp ricuce questo strappo: la procedura nasce dal flusso, ogni capitolo si lega alla sua fase e le differenze future diventano segnalazioni esplicite invece di sorprese in sede di verifica.
Wizard SOP · passo 2 di 3
Documento a bande
Come funziona
- 1
Avvii il wizard dal flussogramma
Tre passi: opzioni (italiano o inglese, indicazioni per l'AI, codice stabile), generazione, revisione. Il codice stabile identifica la procedura nel tempo, anche quando le versioni si susseguono.
- 2
L'AI scrive per capitoli
Struttura fissa: scopo e campo di applicazione, ruoli e responsabilità, convenzioni, un capitolo per ogni fase (anche attività di sistema, AI, connettori ed eventi), transizioni, tempi ed eccezioni. Avanzamento "Capitolo k di N"; un capitolo in errore si riprova da solo.
- 3
Rivedi le lacune
Dove mancano informazioni l'AI scrive "[DA VERIFICARE: …]", con un contatore. Modifichi, oppure rigeneri il singolo capitolo. L'AI non inventa per riempire i vuoti: li dichiara, e la revisione umana li chiude.
- 4
Colleghi la procedura al processo
Con "Collega capitoli a fasi e task" ogni capitolo diventa la guida della fase, visibile all'operatore nella card dello stato corrente. La procedura smette di essere un PDF lontano e diventa parte del lavoro quotidiano.
Specifiche
| Lingue | italiano e inglese |
|---|---|
| Struttura | 5 blocchi fissi + 1 capitolo per fase |
| Lacune | marcate "[DA VERIFICARE]" e contate |
| Versioni | immutabili, con autore, nota di modifica e impronta del contenuto |
| Riallineamento | collegamenti segnalati "da riallineare" quando esce una nuova versione |
| Limite d'uso | 100 versioni di procedura al giorno per organizzazione |
Un esempio operativo: il wizard in tre passi
La conversione in procedura operativa standard avviene in un wizard di tre passi. Siamo al passo due di tre e il sistema sta lavorando sul capitolo quattro di nove. L'anteprima del capitolo mostra il testo prodotto e, dove l'informazione non è presente nel flusso, non inventa: inserisce un segnaposto visibile, per esempio [DA VERIFICARE: soglia di approvazione]. A fine capitolo il conteggio indica due lacune. Chi cura la procedura sa quindi esattamente dove intervenire: completa la soglia, conferma i punti dubbi e poi prosegue. Lo schema accanto è illustrativo e mostra la struttura del wizard, non una schermata ufficiale. Il principio è che l'AI redige a partire da ciò che il flusso già dice e dichiara apertamente ciò che non sa, invece di colmare i vuoti con testo plausibile.
Come verificare la procedura prima di adottarla
Una procedura generata va approvata da chi risponde del processo. Per prima cosa cerca tutti i segnaposto DA VERIFICARE: finché ne resta uno, il documento non è finito, e il conteggio delle lacune ti dice quanti ne mancano. Poi confronta i capitoli con il flusso: i ruoli, i passaggi e i vincoli devono coincidere, perché la procedura deve descrivere il processo reale e non una sua versione ripulita. Controlla infine versione e stato, in modo che la procedura indichi da quale revisione del flusso deriva. In ottica di governance, il fatto che le lacune siano esplicite è la garanzia principale: nessun contenuto non verificato può passare per fatto. Dato che la conversione usa AI, la chiamata compare nel registro delle chiamate AI con costo e attribuzione, e questo consente di rendere conto di come il documento è stato prodotto.
Funzionalità collegate
- Flussogramma in tre layout automaticiLa vista documentale del flusso in tre layout, letta dalla stessa struttura del flusso.
- Procedure versionate e guide di faseRegistro delle procedure con versioni immutabili, sezioni citabili e guide che l'operatore trova nella pratica.
- Output atteso per ogni attivitàUn campo dedicato fino a 300 caratteri, con suggerimento AI, che viaggia in tutta la documentazione.
- Guida e "Do It" dentro il taskContenuti incorporati e istruzioni con i dati reali della pratica già inseriti.
- Crea con AI, prima la struttura poi il dettaglioDescrivi il processo a parole: l'AI disegna prima fasi e frecce, poi attività, assegnatari e tempi.
Casi d'uso
Domande frequenti
La procedura si aggiorna da sola quando cambio il processo?
No, volutamente: le versioni sono immutabili. FlowSharp ti segnala quali collegamenti sono "da riallineare" e puoi rigenerare i singoli capitoli.
Posso importare una procedura che ho già?
Sì: il registro accetta testo Markdown o estratto da PDF, con sezioni citabili da collegare a fasi e task.
L'operatore vede tutta la procedura?
Vede la sezione pertinente alla fase in cui sta lavorando, nella card dello stato corrente.
L'AI legge i dati delle pratiche?
No: lavora sulla struttura del processo, non sul contenuto delle pratiche.