Area di funzionalità
Documentazione che nasce dal processo
La documentazione di processo invecchia perché viene scritta a mano in un file separato. Qui nasce dal flusso. Il flussogramma legge la struttura del flusso, il PDF a bande lo rende stampabile, la procedura operativa si genera con l'AI e si versiona. Ciò che l'operatore legge in una fase è la guida collegata a quella fase, non un documento da cercare in una cartella condivisa.
Documentazione di processo
- 1Flussogramma in tre layout automatici
- 2PDF a bande professionale
- 3Converti in Procedura (SOP) con AI
- 4Procedure versionate e guide di fase
6 funzionalità
Tre problemi che questa area risolve
Documenti che nessuno aggiorna
La procedura scritta a parte diverge dal processo reale già dopo la prima modifica.
Operatori senza guida nel momento giusto
Le istruzioni stanno in una cartella, mentre il lavoro avviene nella pratica.
Audit a rincorsa
Prima di una verifica si ricostruisce a mano chi fa cosa, con quali versioni.
Flussogramma in tre layout automatici
La vista documentale del flusso in tre layout, letta dalla stessa struttura del flusso.
Non c'è un secondo disegno da mantenere: il flussogramma legge la struttura del flusso, quindi è sempre allineato. I tre layout sono Sequenza, Corsie per responsabile e Sequenza con colonna "Chi".
Dettagli tecnici
- Ogni fase mostra numero, tipo, responsabile, vincoli di tempo, guida, attività bloccanti e ripiego umano.
- Sette icone di attività.
- Un pallino ambra segnala cosa manca alla documentazione.
- Operatori e sola lettura vedono responsabili, esiti e guide, mai URL, script o prompt.
PDF a bande professionale
Un PDF che si stampa come lo vedi: copertina, diagramma tagliato tra le fasi, legenda e schede "Chi fa cosa".
Il diagramma viene tagliato solo tra una fase e l'altra, con connettori numerati tra le pagine. Quello che vedi è quello che stampi.
Dettagli tecnici
- Copertina con branding e versione.
- Legenda e schede "Chi fa cosa" (Attività, Chi, Output atteso, Vincoli, Guida).
- A4 verticale o orizzontale a seconda del layout.
Converti in Procedura (SOP) con AI
Un wizard in 3 passi genera dal flusso una procedura operativa in italiano o inglese.
La procedura nasce dal processo, non da un documento scritto a parte. Dove l'AI non ha abbastanza informazioni, lo dice: le lacune vengono marcate e contate.
Dettagli tecnici
- Struttura fissa: scopo e campo di applicazione, ruoli, convenzioni, un capitolo per fase, transizioni e tempi.
- Le lacune vengono marcate "[DA VERIFICARE]" con contatore.
- Si rigenera il singolo capitolo.
- Ogni capitolo si collega con un clic come guida della fase corrispondente.
Procedure versionate e guide di fase
Registro delle procedure con versioni immutabili, sezioni citabili e guide che l'operatore trova nella pratica.
Ogni versione ha autore, nota e impronta del contenuto. Le sezioni sono collegate a fasi e task; quando esce una nuova versione, i collegamenti sono segnalati "da riallineare".
Dettagli tecnici
- Versioni immutabili, con autore, nota e impronta del contenuto.
- Copertura delle procedure per flusso.
- La guida della fase compare all'operatore nella card dello stato corrente.
Le funzionalità
Output atteso per ogni attività
Un campo dedicato fino a 300 caratteri, con suggerimento AI, che viaggia in tutta la documentazione.
Mostra i dettagliNascondi i dettagli
L'output atteso dice cosa deve esistere a fine attività. Compare nel flussogramma, nel PDF, nella procedura e negli export.
Dettagli tecnici
- Se non è scritto a mano, viene derivato automaticamente (es. "Esito: A / B", "Campo X valorizzato").
Approfondimento
Una sola fonte, quattro documenti
Il flussogramma è la vista documentale del flusso in tre layout: Sequenza, Corsie per responsabile e Sequenza con colonna Chi. Ogni fase mostra numero, tipo, responsabile, vincoli di tempo, guida, attività bloccanti e ripiego umano. Un pallino ambra segnala cosa manca. Non c'è un secondo disegno da mantenere, quindi non può divergere dal processo.
Il PDF a bande si stampa come lo vedi: copertina con versione, diagramma tagliato solo tra una fase e l'altra con connettori numerati, legenda e schede Chi fa cosa con attività, responsabile, output atteso, vincoli e guida. Da Automate, il wizard Converti in Procedura genera una SOP in italiano o inglese: dove l'AI non ha informazioni, marca la lacuna come da verificare e la conta.
Le procedure vivono in un registro con versioni immutabili, ciascuna con autore, nota e impronta del contenuto. Le sezioni si collegano a fasi e task; quando esce una nuova versione, i collegamenti sono segnalati da riallineare. L'operatore trova la guida nella card dello stato corrente. Per mostrare un flusso a un cliente si usa un link temporaneo ripulito dalle credenziali, con scadenza da 30 minuti a 30 giorni.
Nell'uso quotidiano, il responsabile del processo apre il flussogramma in un workshop, nota il pallino ambra su una fase senza responsabile e lo completa sul posto. Il giorno dopo il PDF aggiornato è pronto per la revisione. La procedura, generata e poi rivista, viene collegata come guida alle fasi: l'operatore la trova dove lavora, e chi controlla trova una versione con autore e nota.
Casi d'uso collegati
Aree collegate
Domande frequenti
La procedura generata dall'AI è pronta all'uso?
È una bozza strutturata. Le lacune sono marcate e contate, e il singolo capitolo si rigenera. La approva una persona.
Il flussogramma va aggiornato a mano?
No, legge la struttura del flusso, quindi resta allineato a ogni versione.
Cosa vede chi riceve il link di condivisione?
Una fotografia del flusso ripulita dalle credenziali, consultabile senza account fino alla scadenza.
In quali edizioni è disponibile?
Flussogramma e guide sono incluse anche nel Free; il PDF da Optimize; la conversione in procedura da Automate.
Chi può vedere gli script e i prompt del flusso?
Solo chi progetta. Operatori e sola lettura vedono responsabili, esiti e guide, mai URL, script o prompt.